Wzór klauzuli do CV ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych [2022]
admin
Tak zwana klauzula o ochronie danych osobowych jest krótką formułą tekstową, bez której Twoje CV zostanie automatycznie odrzucone przez rekrutera. Udzielona w CV i liście motywacyjnym zgoda na przetwarzanie danych osobowych powoduje, że firma, do której aplikujesz, ma możliwość skorzystania z Twojego Curriculum Vitae i listu motywacyjnego.
- Poznasz podstawową treść klauzuli do CV
- Dowiesz się czym jest klauzula o ochronie danych osobowych w CV
- Poznasz rozszerzone treści klauzuli
- Przeczytasz o klauzulach niestandardowych
- Dowiesz się gdzie umieścić klauzulę
- Poznasz różnice między starą a nową klauzulą
Zmiana treści klauzuli w CV
Obowiązek zamieszczenia klauzuli o ochronie danych osobowych w CV i listach motywacyjnych funkcjonuje już od bardzo wielu lat. Przez dłuższy czas była rekomendowana zgoda w starej formie. Po wprowadzeniu RODO w roku 2018 zaszły istotne zmiany, które oznaczają konieczność modyfikacji treści klauzuli w CV i liście motywacyjnym.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, zmienia podejście do przetwarzania danych osobowych przy rekrutacji i powoduje konieczność zamieszczenia innej klauzuli w CV. Dokumenty wysłane ze “starą” zgodą na przetwarzanie danych osobowych nie będą mogły być użyte przez pracodawcę.
Regulacje RODO mają za zadanie uchronić osoby fizycznie przed nadużyciami związanymi z przetwarzaniem i przechowywaniem danych osobowych oraz danych wrażliwych bez zgody tych osób. Rozporządzenie wprowadza również tzw. prawo do bycia zapomnianym, co oznacza, że masz możliwość wycofania udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Możesz to zrobić, kontaktując się z podmiotem, który te dane przechowuje.
Podstawowa zgoda na przetwarzanie danych osobowych (zgodne z RODO)
Podobnie jak przed rokiem 2018, aktualna klauzula w CV może mieć różne brzmienie. Możesz ją sformułować nawet własnym słowami, jednak zawsze musi spełnić pewne wymagania. Poniżej aktualna, podstawowa, najkrótsza forma zgody na przetwarzanie danych osobowych w CV, będąca jednocześnie zgodna z RODO.
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko.
Treść podstawowej formy klauzuli RODO do CV (2022)
Jak widzisz, w podstawowej formie klauzuli do CV nie ma wskazania żadnej podstawy prawnej. Jest to natomiast zgoda „personalizowana”, tzn. istnieje konieczność wskazania nazwy firmy, do jakiej CV i list motywacyjny są wysyłane. Właśnie na to zwróć szczególną uwagę. Wśród wysyłanych CV często zdarzają się bowiem dwa błędy:
- Podanie złej nazwy firmy w treści klauzuli w CV. Może się to zdarzyć w sytuacji, gdy wysyłasz wiele CV do różnych pracodawców, gdzie tylko podmieniasz nazwę firmy. Łatwo tutaj o pomyłkę.
- Pozostawienie zwrotu „[nazwa firmy]” w treści klauzuli w CV. Może się to wydarzyć w sytuacji gdy skopiujesz klauzulę bez zastanowienia i wkleisz ją do swojego CV bez personalizacji.
Oba te przypadki skutkują automatycznym wykluczeniem Twojego CV z procesu rekrutacji.
Rozszerzona zgoda na przetwarzanie danych osobowych
Jeśli chcesz, możesz w swoim CV zawrzeć bardziej obszerną zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawierających odwołanie do podstawy prawnej.
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Treść rozszerzonej formy klauzuli RODO do CV (2022)
Możesz także użyć nieco krótszej formy, bez wskazania podstawy prawnej z polskiego prawodawstwa:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Treść rozszerzonej formy klauzuli RODO do CV bez podstawy prawnej (2022)
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w przyszłych rekrutacjach
Udzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w CV i liście motywacyjnym nie daje Twojemu potencjalnemu pracodawcy prawa do przetrzymywania Twoich danych osobowych w nieskończoność. Według prawa mogą ich użyć tylko podczas tej konkretnej rekrutacji, na którą wysyłasz swoje zgłoszenie. Z punktu widzenia osoby aplikującej, pożądane może być umieszczenie danych kandydata w bazie danych firmy. Mając kandydata w bazie, firma może skontaktować się z nim w późniejszym czasie, np. podczas późniejszej rekrutacji na to lub podobne stanowisko.
Aby użycie Twojej kandydatury w przyszłości było możliwe, powinieneś dodać do klauzuli w CV dodatkową regułkę. Może ona przyjąć np. taką postać:
Wyrażam również zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu prowadzenia przyszłych rekrutacji przez wyżej wskazaną firmę.
lub:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w zakresie przyszłych procesów rekrutacyjnych.
Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby “skompilować” podstawową zgodę, ze zgodą na przyszłe wykorzystanie sformułować ją w jednym zdaniu:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko, jak również na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych przez [nazwa firmy].
Klauzule niestandardowe w CV
Czasami pracodawcy wymagają zamieszczenia nieco zmodyfikowanej klauzuli zezwalającej na przetwarzanie danych osobowych. W takim wypadku treść klauzuli podawana jest w ogłoszeniu o pracę. Bywa, że CV jest przesyłane przez wewnętrzny system firmy rekrutacyjnej lub samego pracodawcy. Wtedy najczęściej zgodę na przetwarzanie danych osobowych musisz potwierdzić przed wysłaniem CV. Wtedy sama zgoda w CV jest już zbędna
Co oznacza klauzula o ochronie danych osobowych w CV
CV jest dokumentem wykorzystywane na kilku etapach rekrutacji w wielu firmach, do jakich aplikujesz. Curriculum vitae to wbrew pozorom ważne pismo, zawierające informacje związane bezpośrednio z Tobą. Znajdują się w nim dane osobowe: imię i nazwisko, telefon kontaktowy i e-mail, ale także informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym, umiejętnościach, a czasem nawet zainteresowaniach. W świetle prawa przetwarzanie, gromadzenie i wykorzystywanie tego typu informacji bez zgody ich właściciela jest nielegalne.
Dlatego właśnie w każdym CV powinna znajdować się odpowiednia klauzula ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych. Deklaracja oznacza wyrażenie zgody na wykorzystanie przez potencjalnego, przyszłego pracodawcę uzyskanych z CV informacji. Bez udzielonej zgody podmiot, do którego aplikujesz, nie może zarchiwizować Twojego CV, a nawet skorzystać z danych kontaktowych, które sam mu wysłałeś. Dlatego właśnie obecność klauzuli w CV i liście motywacyjnym jest tak ważna.
Gdzie umieszczać klauzulę w CV
Najlepiej jeśli klauzula zostanie umieszczona nisko, pod właściwą treścią dokumentu. Można do tego wykorzystać funkcjonalność „stopki” w popularnych programach do CV – to sprawi, że klauzula wyświetli się automatycznie na każdej podstronie dokumentu.
Tekst o ochronie danych osobowych musi znajdować się zarówno w CV jak i w liście motywacyjnym. Pamiętaj, aby w takim wypadku przyjęły identyczną formę.
Czcionka użyta w klauzuli może być nieco mniejsza i jaśniejsza (w klasycznym czarno białym CV) od standardowej czcionki użytej w dokumencie. Taki zabieg sprawi, że stopka nie zaburzy treści, jaką chcesz przekazać. Nie mniej jednak formuła musi pozostać widoczna.
Pamiętaj, aby tekst klauzuli nie znajdował się na oddzielnej stronie, która w przypadku dokumentów papierowych może zostać odłączona i zgubiona, co zaowocuje wyrzuceniem Twojego CV do śmieci.
Przedawniona klauzula w CV – wzór nieaktualny
Poniżej zamieszczamy stary wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych, zamieszczanej w CV. Zobacz czy w Twoim CV znajduje się coś takiego i natychmiast to popraw na wzór aktualny.
Treść nieaktualnej formy klauzuli do CV
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w aplikacji dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 roku o Ochronie Danych Osobowych; tekst jednolity: Dz.U.z 2015r., poz. 2135 z późn. zm.).
Pytania i odpowiedzi
Tak. Odpowiednia klauzula powinna być zamieszczona na każdej stronie dokumentu aplikacyjnego
Niekoniecznie. Nie ma jednej, sztywnej klauzuli do CV. Może ona zostać sformułowana na wiele różnych sposobów. Ważne, aby sens udzielenia zgody na przetwarzanie danych osobowych był zachowany. Nasz proponowany tekst klauzuli to tylko propozycja. Zobacz czy przypadkiem Twoja klauzula nie jest przedawniona.
Tak. CV powinno zawierać aktualną klauzulę. Bez niej Twoja kandydatura może zostać odrzucona.
Lokalizacja klauzuli w CV nie jest w żaden sposób określona. Przyjęło się, że zgodę na przetwarzanie danych osobowych umieszcza się na dole dokumentu.
Nie ma konieczności podpisywania Curriculum Vitae. Wyjątkiem jest sytuacja,w której dokument składamy osobiście (tzn. wersję papierową) i zostaliśmy poproszeni o złożenie podpisu na życiorysie. Takie sytuacje są jednak rzadkością. Nie praktykuje się podpisywania w CV i liście motywacyjnym klauzuli.
To zależy w jaki sposób piszesz CV. Jeśli używasz programu do CV dodaj stopkę – wszystkie popularne pakiety biurowe powinny mieć tą funkcje.
Jeśli używasz generatora CV, znajdziesz tam specjalne pole (formularz) do wpisania regułki (być może klauzula będzie już wpisana).
Jeśli używasz gotowego szablonu do CV, prawdopodobnie deklaracja już tam jest. Sprawdź czy jest aktualna!
Dzięki za fajny podsumowujący artykuł, nie wiedziałem, że do CV w UK nie trzeba dodawać klauzli, a teraz już wiem 😀
Macie błąd
aktualny tekst jednolity: Dz. U. z 2014 r. poz. 1182
w wersjach tłumaczonych jest prawie dobrze tylko rok zły
@Artur
Dzięki
Poprawione
W tekście ustawy jest: Opracowano na podstawie: t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2135, 2281, z 2016 r. poz. 195, 677.
Czy zatem powołanie się na " tekst jednolity: Dz.U.z 2015r., poz. 2135" wystarczy?
@Sebastian, tak, jeśli dodasz "z późniejszymi zmianami"
No właśnie, o co chodzi z tą kauzulą, dobrze wiedzieć. Umieszczałam ją, bo taki był wymóg, chociaż za bardzo nie rozumiałam jakie jest jej znaczenie dla pracodawcy czy rekrutera. Nie spodziewałam się, że bez tego nikt nie może zerkać na moje dane, faktycznie jest to niezbędnym elementem.
Tam gdzie pojawia się słowo o danych osobowych, rodzi się obawa – co się z nimi stanie, pewnie ktoś wykorzysta do celów marketingowych, jutro zadzwonią do mnie z jakiegoś call center… Właściwie, to nasze dane przeciekają do tych, którzy się o to postarają, ale może niektórzy się uspokoją podanymi tutaj wyjaśnieniami 🙂
O to właśnie chodzi, że nikt nie chce, aby jego dane powędrowały gdzieś dalej. Sam się uspokoiłem, bo nie byłem do końca pewien, czy chodzi o procesy wewnętrzne, czy jednak ma to coś wspólnego z jakąś bazą, do której dostęp mają inne firmy. jednak perspektywa dostania pracy przeważa nad obawa o to, co się stanie z osobistymi informacjami. Nikt nie ma w zwyczaju dowiadywac się detali w innych źródłach.
Pracodawcy sami takiego prawa nie ustanowili – ludziom wydaje się to utrudnieniem, ale bez tego narzekaliby, że ich dane wędrują po Internecie z pełną swobodą. Wysyłając CV za granicę nigdy nie dodawałem omawianej klauzuli, takiego wymogu nawet nie zauważyłem, więc uznałem ją za zbyteczną.
To całe wyrażanie zgodny na przetwarzanie moich danych osobowych jest w ogóle bez sensu, powinno to zostać zniesione. Wiadomo, że wysyłając CV chcemy i zgadzamy się, żeby nasze dane kontaktowe pracodawca mógł w jakiś sposób zmagazynować. Jak dla mnie to tylko zabiera miejsce psuje cały layout. To trochę jak z tymi komunikatami o cookies na stronach internetowych – kompletnie nie jest to potrzebne, nic nikomu nie daje, a każdy to zamieszcza bo ktoś tam rozkazał. Mam nadzieję, że to niedługo zmienią.
Czasami jednak klauzula może nie zmieścić się na tej samej stronie co CV. Ciekawe, czy rekruterzy są na tyle wprawieni, że na pierwszy rzut oka zauważają jej brak. Pracując mechanicznie pewnie bym przepuszczał nawet tych, którzy o niej zapomnieli. Głupio przez taki drobiazg zamknąć sobie drogę do wymarzonej pracy. Przy rozsyłaniu kilku, kilkunastu dokumentów można coś takiego zrobić.
Czy wyrażenie zgody na przetwarzanie ma jakieś inne skutki? Czy moga potem tworzyć bazę z moimi danymi osobowymi i ją gdzieś odsprzedawać? Np agencjom marketingowym zajmującym się telemarketingiem?
Aha czy zamieszczona tu klauzula jest napewno aktualna na rok 2017?
@Tadeusz
Jeśli wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych to może to rzeczywiście oznaczać, że mogą z tymi danymi zrobić co chcą. natomiast dalej masz "dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji ". W praktyce na szczęście ogranicza się to tylko do procesu rekrutacji i do wstępnego kontaktu z osobą, która wysłała CV. Chyba, że firma nie przestrzega ustawy o ochronie danych osobowych, ale wtedy zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie ma żadnego znaczenia – jakbyś nic nie zamieścił też by to zrobili. Na szczęście obecnie w CV podaje się najczęściej tylko numer telefonu i email, a te można założyć na potrzeby rekrutacji. Nowy numer telefonu praktycznie nic nie kosztuje, a skrzynka jest darmowa.
Szczerze mówiąc jestem trochę zdziwiony obecnością takiego wymogu prawnego. Z tego co mi się wydaje, to za granica nie trzeba tego rodzaju zgody wydawać na piśmie, a przecież prawa dotyczące ochrony danych wrażliwych w tym danych osobowych są na zachodzie również dość mocno rozwinięte.
Ciekawi mnie czy na pewno pracodawca zwraca na to uwagę, ciekawe co by zrobił widząc idealnego kandydata, ale bez formułki w CV. Wyrzuciłby CV do kosza czy zaprosił go na rozmowę. Ja bym chyba się nie zastanawiał i po prostu się z człowiekiem skontaktował nie patrząc na obecność formułki.
Liczę, że zniosą to prawo – kolejne martwe prawo zaraz po tych głupich komunikatach o cookies na stronach www, konieczności zgłaszania nawet małej loterii na facebooku do ministerstwa finansów czy wymogu poinformowania Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych przy prowadzenia strony WWW. Prawo tylko po to, aby ktoś brał kasę za jego egzekwowanie, a nie dlatego że jest rzeczywiście do czegoś potrzebne. Masakra!
Dodanie kilku linijek tekstu nie zajmuje dużo czasu. Dobrze by jednak było, aby ludzie byli świadomi rzeczy, którymi się posługują – wyrażają zgodę na coś, o czym nie mają bladego pojęcia, po prostu taki wymóg i tyle. Prawo nie jest zbyt pasjonującą dziedziną życia, ale czasem warto wiedzieć co i jak, żeby potem niepotrzebnie nie narobić sobie stracha. Wyjaśnienie banalne, a myśli w głowie mogą pojawić się tysiące.
Klauzula powinna znaleźć się przed podpisem. Bez podpisu klauzula jest nieważna. Więc raczej nie w stopce, a w treści dokumentu, na samym końcu jako ostatni akapit.
Macie niepoprawną klauzule na rok 2017 (?) , klauzulę oryginalną (?)
Odsyłam do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r.
w sprawie „Zasad techniki prawodawczej” § 158 ust.5
Powyższym istnieją trzy opcje:
Opcja 1
Przywołanie pierwotnego aktu normatywnego z dopiskiem "z późn. zm."
Opcja 2
Przywołanie tekstu jednolitego do danego aktu normatywnego
(tekst jednolity być w czasie nieaktualny!)
Opcja 3
Przywołanie tekstu jednolitego wraz z dopiskiem "z późn. zm."
Przypominam że tekstem jednolitym jest OSTATNI tekst jednolity obwieszczony przez PRM dla danego aktu.
Czy klauzula jest zgodna z RODO?
Tak, podana klauzula o ochronie danych osobowych jest zgodna RODO.