Jak napisać list motywacyjny do pracy - kompletny poradnik

Poprawnie napisany list motywacyjny może dać Ci przewagę nad innymi kandydatami i wyróżnić Twoją osobę spośród innych kandydatów. Jak napisać list motywacyjny, czym jest, jakie pełni funkcje, co zrobić, aby skonstruować go poprawnie, kiedy go pisać, jaką powinien mieć formę, jak sformatować tekst i jakich błędów unikać – na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w poniższym artykule.

Co to jest list motywacyjny

List motywacyjny jest dokumentem mającym w sposób jasny przedstawić i uzasadnić motywację autora (nadawcy) do pracy u konkretnego pracodawcy (adresata). List nie funkcjonuje jako odrębny dokument, zwykle jest dołączany do CV (Curriculum Vitae – zobacz jak napisać cv) i stanowi jego naturalne uzupełnienie. Druga nazwa dokumentu tego rodzaju to list intencyjny, jednak w praktyce nie jest już stosowana w odniesieniu do procesu rekrutacji.

Po co pracodawcy list motywacyjny?

1. Już sama nieobecność listu motywacyjnego w przesłanej przez kandydata aplikacji może być przesłanką do jej odrzucenia. Dlaczego? Ponieważ brak listu może być teoretycznie potraktowany jako błąd formalny – taki jak brak klauzuli o ochronie danych osobowych, nazwiska lub danych kontaktowych. Pracodawca zamieszczając prośbę o list motywacyjny i widząc jego brak od razu może dojść do wniosku (słusznego zresztą), że kandydat nie przeanalizował ogłoszenia i aplikacja jest jedną z wielu wysłanych hurtowo do różnych pracodawców.
2. Brak listu motywacyjnego może świadczyć jeszcze o czymś o lekceważącym stosunku kandydata do przyszłego pracodawcy. Przygotowanie dobrego listu wymaga od kandydata pewnego wysiłku, zapoznania się dokładnie z ogłoszeniem, wyszukania informacji o firmie, do jakiej aplikuje i wymaganiach na danym stanowisku pracy. Co ciekawe dla niektórych jest to trud nie do przejścia.
3. Oczywiście omawianego dokumentu nie piszę się tylko po to żeby był. List motywacyjny pozwala na przekazanie wielu istotnych dla pracodawcy informacji, głównie dotyczących motywacji pracownika do zatrudnienia w danej firmie. Z listu motywacyjnego można również odczytać przyczyny poszukiwania / chęci zmiany pracy. Jak to często bywa w procesie rekrutacji wszystko jest zależne od branży – dobry HRowiec od razu odróżni osoby bez pasji, od tych które są stworzone dla danego stanowiska.
4. Jest też czwarta grupa pracodawców – tych, którzy w ogłoszeniu wymagają listu motywacyjnego, jednak w praktyce nie zwracają uwagi na jego obecność lub przymykają oko na jego brak. Niestety, do której grupy należy adresat Twojego listu, prawdopodobnie nigdy się nie dowiesz.

Kiedy pisać list motywacyjny

Kiedy pracodawca go wymaga
List motywacyjny należy pisać zawsze, ale to zawsze, jeżeli w treści ogłoszenia o pracę znajduje się wzmianka o konieczności, jego przesłania. Jeśli wyślesz aplikację bez listu możesz zapomnieć o dalszym etapie rekrutacji.

Gdy chcesz się wyróżnić
Brak wymogu listu motywacyjnego w ogłoszeniu nie oznacza, że nie możesz go dołączyć do CV. Warto go zamieścić, jeżeli masz poczucie, że w CV nie zawarłeś wszystkich swoich atutów. Dobrze napisany list motywacyjny może wyróżnić Cię spośród innych kandydatów i pokazać pracodawcy korzyści z zatrudnienia akurat Ciebie. Być może nie zostanie nawet przeczytany, jednak mimo wszystko, warto spróbować. 

Kiedy nie pisać listu motywacyjnego

Listem motywacyjnym raczej nie musisz się przejmować jeśli nie zostałeś o niego poproszony oraz:

• Praca, do której aplikujesz, dotyczy stanowiska o niskich kwalifikacjach, do którego nie jest wymagane ani specjalne wykształcenie ani doświadczenie. Dobrym przykładem jest na przykład praca sezonowa / wakacyjna /dorywcza.
• Gdy brak wykształcenia, kwalifikacji lub umiejętności powoduje, że nie masz w tym liście nic ciekawego do napisania. Innymi słowy gdy pomimo najszczerszych chęci nie masz nic ciekawego do napisania  w liście motywacyjnym, to go nie wysyłaj.

Jak napisać list motywacyjny

Poniżej kompleksowy poradnik jak napisać list motywacyjny zawierający informacje zarówno o budowie, wymogach formalnych i regułach tworzenia samej treści. Przy pisaniu własnego dokumentu przejrzyj wzory listów motywacyjnych różnych zawodów. Na pewno ułatwią CI pisanie.

Budowa i format

List motywacyjny powinien mieścić się na 1 stronie formatu A4. Oprócz faktycznej treści listu należy zamieścić dane nadawcy, adresata, miejsce i datę utworzenia, formuły grzecznościowe oraz klauzulę o ochronie danych osobowych. Ogólna budowa listu motywacyjnego przedstawia się następująco:

Jakie są obowiązkowe elementy listu motywacyjnego

List motywacyjny przyjmuje postać zbliżoną do zwykłego dokumentu urzędowego i zawiera:

• Dane nadawcy
• Miejsce i datę utworzenia
• Dane adresata
• Treść
• Klauzulę o ochronie danych osobowych

Dane nadawcy

To oczywiście Twoje dane personalne. Kiedyś powszechną praktyką było zamieszczanie całego adresu zamieszkania w CV i liście motywacyjnym, obecnie wystarczy Twoje nazwisko, adres e-mail i numer telefonu (w nowej linii), np.:

Jan Nowak
jnowak@cvninja.pl
655 56990 5634

Pamiętaj, żeby dane były aktualne. Adres e-mail powinien brzmieć poważnie, najlepiej, aby zawierał Twoje imię i nazwisko.
Dane nadawcy są zamieszczone w lewym górnym rogu (tekst wyrównany do lewej).

Data i miejsce utworzenia

Datę i miejscowość utworzenia listu motywacyjnego zamieszcza się w górnym prawym rogu (tekst wyrównany do prawej). Powinieneś podać te informacje w postaci:

Nazwa miasta, Data 

np.:

Warszawa, 20.03.2022

Powinna się tutaj znajdować aktualna data, czyli dzień, w którym wysyłasz aplikację do pracodawcy.

Adresat listu motywacyjnego

Tutaj może być różnie. W zależności od tego do kogo kierujesz swoją aplikację i jakie informacje posiadasz, różnie możesz sformułować treść pola adresata. Elementy adresata listu motywacyjnego, jakie możesz podać:

• Zwrot grzecznościowy + Imię i nazwisko adresata
• Funkcja i dział tej osoby
• Nazwa firmy
• Adres firmy

Treść sekcji adresata zależy od tego, co zawiera ogłoszenie i jakie dane firmy, instytucji lub agencji HR posiadasz. Jeśli w ofercie pracy podano imię i nazwisko konkretnej osoby, do której musisz wysłać CV, wtedy możesz je zamieścić. Podobnie ze stanowiskiem (funkcją) tej osoby i działem, w jakim jest zatrudniona. Nie zapomnij o zwrocie grzecznościowym: “Sz. P.” przed nazwiskiem. W polu adresata możesz zawrzeć również adres firmy, ale coraz częściej jest to pomijane (często osoba starająca się o pracę nie zna dokładnego adresu firmy). Podsumowując – jedynym obowiązkowym elementem w polu adresata jest Nazwa firmy. Przykład pola adresata

Sz. P. Piotr Kowalski
Specjalista ds. HR
MixZone Solutions Sp. z o. o.
ul. Zielona 141/79
00-411 Warszawa

Zwróć uwagę, że dane adresata powinny być zamieszczone po prawej stronie dokumentu, ale z tekstem wyrównanym do lewej.

Treść – jak napisać list motywacyjny, który zainteresuje pracodawcę

Formuła grzecznościowa

Każdy list motywacyjny powinien rozpocząć się od formuły grzecznościowej: 

• “Szanowny Panie”
• “Szanowna Pani”
• “Szanowni Państwo” 

używane w zależności od adresata naszej aplikacji. Zwrot powinien zostać wyrównany do lewej strony, po nim – w nowej linii – należy rozpocząć nowy akapit – z właściwą treścią listu.

Treść listu motywacyjnego

Jak zacząć list motywacyjny

Bardzo wielu kandydatów nie wie jak napisać list motywacyjny i jak właściwie umotywować swoje zgłoszenie. W pierwszym akapicie, będącym wstępem, zamieść informacje na jakie stanowisko aplikujesz oraz  źródło, z jakiego dowiedziałeś się danej ofercie pracy. Bywa, że w ogłoszeniach zawarty jest coś w rodzaju numeru identyfikacyjnego / referencyjnego ogłoszenia – również dodaj to do wstępu. W sytuacji szerokiego naboru na wiele różnych stanowisk może to znacząco ułatwić rekrutującemu przyswojenie i sklasyfikowanie informacji z listu motywacyjnego i CV. Taki element personalizacji już na początku wywołuje wrażenie unikalności listu. W sytuacji, w której Twoja aplikacja nie jest odpowiedzią na konkretne ogłoszenie, te informacje po prostu pomijasz.

Treść listu

Kolejne 2-3 akapity stanowią już właściwą, najważniejszą część listu motywacyjnego. Masz tutaj duże pole do popisu i wykazania swojej kreatywności. Warto jest zacząć nietypowo nieszablonowo, ale jeżeli nie masz pomysłu, pokażemy jak zrobić to w sposób zbliżony do wyrobionego standardu.

Najważniejszą zasadą jest to, aby ograniczyć do minimum dublowanie informacji zawartych w CV z tymi umieszczonymi w liście motywacyjnym.

Nie powinieneś dopuścić do sytuacji, w której list motywacyjny jest kopią CV, gdzie po prostu zamiast formatu odwróconej chronologicznej listy zastosowano format opisowy. Tego rodzaju powtórki sprawiają wrażenie, że nie masz nic ciekawego do przekazania lub nie wiesz, co to jest list motywacyjny.

Jeśli nie wiesz, jak napisać list motywacyjny i nie bardzo masz pojęcie jak się za to zabrać, spróbuj zadać sobie pytania, na które chętnie poznałby odpowiedź pracodawca. Odpowiedź na pytanie, dlaczego wybrałeś tę firmę i to stanowisko pracy oraz dlaczego firma powinna wybrać Ciebie jako swojego nowego pracownika.

Uzasadnienie wyboru firmy często sprawia duży problem. Jeśli nie masz pomysłu jak to uargumentować. Ustal, czy i w jakim aspekcie wybija się na rynku, czy pozwala na rozwój, w czym jest dla Ciebie wyjątkowa. Warto odnieść się również do samego stanowiska pracy – co powoduje, że chcesz w życiu robić akurat to. Jest to szczególnie ważne, gdy jesteś w trakcie lub po zmianie branży / zawodu, lub gdy posiadane wykształcenie nie jest powiązane z daną branżą. Bardzo istotna jest wtedy dobra argumentacja. Pracodawca nie wiedząc czemu, zmieniłeś branżę, może czuć się niepewnie, bo Twój obraz jako kandydata wygląda odrobinę niewyraźnie. W tej części możesz również wskazać powód, dlaczego szukasz pracy, ale uwaga – bez użalania się nad poprzednim pracodawcą.

W kolejnej części listu motywacyjnego staniesz przed zadaniem najtrudniejszym – przekonania pracodawcy, że jesteś najlepszą osobą na to stanowisko. Powinieneś raczej unikać podawania cech, a skupić się raczej na twardych, niepodważalnych faktach. Nie pisz, że jesteś, punktualny obowiązkowy i kreatywny (pewnie to już wymieniłeś w CV), zamiast tego wskaż na przykład istotne elementy z zakresu obowiązków, jakie wykonywałeś w przeszłości. Skup się szczególnie na tych, które okazały się sukcesem, na tych, z których jesteś najbardziej dumny oraz na tych, na których zdobyłeś największe doświadczenie. Nakreśl, w czym czujesz się najbardziej pewnie i jesteś „PRO”. Postaraj się wskazać jakie korzyści firma będzie miała, jeśli podejmiesz w niej pracę.

Końcowa formuła grzecznościowa
Na koniec zostaw 2 linie odstępu i podaj formułę grzecznościową “Z poważaniem + imię i nazwisko”:

Z poważaniem
Andrzej Kowalski

Formuła powinna znaleźć się po prawej stronie dokumentu, ale z tekstem wyrównanym do lewej.

Jeśli CV i list motywacyjny zanosisz do firmy osobiście lub wysyłasz dokumenty w wersji papierowej złóż na dokumencie własnoręczny podpis.

Jak sformatować list motywacyjny

Odpowiadając na pytanie jak napisać list motywacyjny, zastanów się róœnież, jak go poprawnie sformatować. W wielu poradnikach dostępnych w sieci znajdziesz informację, że list należy zredagować przy pomocy czcionki X o rozmiarze Y nadać mu konkretne marginesy, interlinię, wcięcia itp. Te same artykuły piszą o wysyłaniu listów i CV faksem – są to dość stare poradniki o pisaniu listu motywacyjnego i powinieneś podchodzić do nich z dużym dystansem. No dobrze, ale jak sformatować list motywacyjny?
Najlepiej, jeśli list motywacyjny zredagujesz przy pomocy czcionki, jakiej użyłeś w CV. Niech curriculum vitae i list stanowią spójną całość nie tylko w aspekcie treści, ale również formy i szeroko rozumianego designu.
Ze względu na to, że w liście motywacyjnym mamy zwykle dużo większe bloki tekstu niż w CV warto zastosować o 1 punkt większą czcionkę i lekko zwiększyć interlinię (odstęp między kolejnymi liniami tekstu). Oczywiście jest to kwestia indywidualna zależna od szablonu i sam musisz zdecydować się na tę zmianę, jednak z doświadczenia wiem, że tekst często wygląda wtedy lepiej i jest bardziej czytelny. Nie powiększaj lub rozciągaj tekstu tylko po to, żeby zajął więcej miejsca, zgodnie z zasadą im więcej, tym lepiej. Jeśli Twój list motywacyjny jest krótki, zastanów się, co jeszcze możesz dodać zamiast sztucznego rozciągania. Czasem mniej = lepiej.

Do wykorzystania masz całą stronę A4, w praktyce treść listu zawiera się między 1/2 a 3/4 strony. Całość listu motywacyjnego nie powinna przekraczać 1 strony A4 – tego rodzaju długie wypracowania nie są zwykle do niczego potrzebne.

Współczesna rekrutacja odbywa się w większości przypadków drogą mailową. CV i list motywacyjny powinny znajdować się w jednym pliku PDF jako kolejne strony. Jest to dla pracodawcy dużo wygodniejsze niż 2 osobne pliki. Nie wysyłaj dokumentów w formatach innych niż PDF (np. .doc, .docx, .odf itp) ponieważ nie gwarantuje to poprawnego odczytu na komputerze odbiorcy.

Klauzula o ochronie danych osobowych

Większość osób zdaje sobie sprawę, że formuła klauzuli o ochronie danych osobowych jest obowiązkowa w CV. Trzeba jednak zauważyć, że treść klauzuli musi znaleźć się na każdej stronie aplikacji, a więc również na liście motywacyjnym. Jeśli aplikacja składa się z dwóch stron CV i listu motywacyjnego klauzulę zamieść na wszystkich trzech stronach. W podlinkowanym wyżej poradniku znajdziesz aktualną treść klauzuli do skopiowania.

Wzory listów motywacyjnych

Poniżej wzory listów motywacyjnych dla różnych zawodów:

• List motywacyjny doradcy w call center
• List motywacyjny kelnera
• List motywacyjny kierowcy samochodów ciężarowych
• List motywacyjny kierownika sklepu
• List motywacyjny księgowej
• List motywacyjny kucharza
• List motywacyjny magazyniera
• List motywacyjny prawnika (radcy prawnego)
• List motywacyjny przedstawiciela handlowego
• List motywacyjny recepcjonistki
• List motywacyjny sekretarki
• List motywacyjny sprzedawcy w Lidlu / Biedronce
• List motywacyjny sprzedawcy w sklepie odzieżowym
• List motywacyjny urzędnika

Najczęstsze błędy w listach motywacyjnych

• Tytułowanie dokumentu nagłówkiem List Motywacyjny – nie jest to potrzebne. Dokument nie jest wysyłany odrębnie, zawsze jako dodatek do CV. Wiadomo zatem, czym jest. Zamieszczenie nagłówka psuje przyjętą konwencję.
• Błędy ortograficzne, interpunkcyjne, stylistyczne świadczące o niechlujstwie kandydata
• Błędy w formatowaniu tekstu (różne kroje czcionek, niepotrzebne pogrubienia i podkreślenia itp.) – jw.
• Powtarzanie informacji z CV. Akcentowaliśmy kilkakrotnie, że list jest uzupełnieniem CV, w związku z tym powtórzenia powinny być ograniczone, jak tylko się da.
• Ogólnikowość, która jednoznacznie wskazuje na to, że list nie został przygotowany pod to stanowisko, tylko jako pewnego rodzaju szablon wysyłany do różnych pracodawców.