utworzony przez Cezary Nowicki | 20 listopad 2016 | Ocena: 4.67 / 5 | Opublikowano w: Curriculum vitae, Listy motywacyjne, Poszukiwanie pracy

Poprawnie napisany list motywacyjny może dać Ci przewagę nad innymi kandydatami i wyróżnić Twoją osobę spośród innych kandydatów. Jak napisać list motywacyjny, czym jest, jakie pełni funkcje, co zrobić aby skonstruować go poprawnie, kiedy go pisać, jaką powinien mieć formę, jak sformatować tekst i jakich błędów unikać - na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w poniższym artykule.

Oceń artykuł:
Średnia: 4.67 / 5 (6 głosów)

Kompendium zawiera:

Co to jest list motywacyjny

List motywacyjny (LM) jest dokumentem mającym w sposób jasny przedstawić i uzasadnić motywację autora (nadawcy) do pracy u konkretnego pracodawcy (adresata). List nie funknkcjonuje jako odrębny dokument, zwykle jest dołączany do CV (Curriculum Vitae - zobacz jak napisać cv) i stanowi jego naturalne uzupełnienie. Druga nazwa dokumentu tego rodzaju to list intencyjny, jednak w praktyce nie jest już stosowana w odniesieniu do procesu rekrutacji.

Po co pracodawcy list motywacyjny?

  1. Już sama nieobecność listu motywacyjnego w przesłanej przez kandydata aplikacji może być przesłanką do jej odrzucenia. Dlaczego? Ponieważ brak LM może być teoretycznie potraktowany jako błąd formalny - taki jak brak klauzuli o ochronie danych osobowych, nazwiska lub danych kontaktowych. Pracodawca zamieszczając prośbę o list i widząc jego brak od razu może dojść do wniosku (słusznego zresztą!), że kandydat nie przeanalizował ogłoszenia i aplikacja jest jedną z wielu wysyłanych hurtowo do różnych pracodawców.

  2. Brak LM może świadczyć jeszcze o czymś - być może jeszcze gorszym - o lekceważącym stosunku kandydata do ewentualnego pracodawcy. Przygotowanie dobrgo listu motywacyjnego wymaga od kandydata pewnego wysiłku, zapoznania się dokładnie z ogłoszeniem, wyszukania informacji o firmie do jakiej aplikuje i wymaganiach na danym stanowisku pracy. Co ciekawe dla niektórych jest to trud nie do przejścia.

  3. Oczywiście LM nie piszę się tylko po to żeby był.

    Pozwala on an przekazanie wielu istotnych dla pracodawcy informacji, głównie dotyczących motywacji pracownika do zatrudnienia w danej firmie.
    Z listu można również odczytać **przyczyny poszukiwania / chęci zmiany pracy**. Jak to często bywa w procesie rekrutacji wszystko jest zależne od branży - dobry HRowiec od razu odróżni osoby bez pasji, od tych które są stworzone dla danego stanowiska.
  4. Jest też czwarta grupa pracodawców - tych, którzy w ogłoszeniu wymagają listu motywacyjnego, jednak w praktyce nie zwracają uwagi na jego obecność lub przymykają oko na jego brak. Niestety do której grupy należy pracodawca do którego aplikujesz prawdopodobnie nigdy sie nie dowiesz.

Kiedy pisać list motywacyjny?

List motywacyjny należy pisać zawsze, ale to zawsze jeżeli w treści ogłoszenia o pracę znajduje się wzmianka o konieczności - wymogu jego przesłania.

Nie oznacza to, że jeżeli nie ma takiej informacji nie możesz listu przesłać. Warto go zamieścić jeżeli masz poczucie, że w CV nie zawarłes wszystkich swoich atutów. Dobrze napisany LM może wyróżnić Cię spośród innych kandydatów i pokazać pracodawcy korzyści z zatrudnienia akurat Ciebie. Podsumowując - jeśli w ogłoszniu jest w zmianka o LM musisz go przygotować, jeśli nie - możesz to zrobić, ale nie musisz.

Jak napisać list motywacyjny

Budowa i format

List motywacyjny powinien mieścić się na 1 stronie formatu A4. Oprócz faktycznej treści listu należy zamieścić dane nadawcy, adresata, miejsce i datę utowrzenia, formuły grzecznościowe oraz klauzulę o ochronie danych osobowych. Ogólna budowa listu motywacyjnego przedstawia się następująco:

Budowa i forma listu motywacyjnego

Elementy listu motywacyjnego

LM przyjmuje postać zbliżoną do zwykłego dokumentu urzędowego i zawiera:

Dane nadawcy

To oczywiście Twoje dane personalne. Kiedyś powszechną praktyką było zamieszczanie całego adresu zamieszkania w CV i LM, obecnie wystarczy Twoje nazwisko, adres e-mail i numer telefonu (w nowej linii), np.:
Andrzej Kowalski
akowalski@cvninja.pl
567 7659 97436
Dane nadawcy są zamieszczone w lewym górnym rogu (tekst wyrównny do lewej).

Data i miejsce utworzenia

Powinieneś podać te informacje w postaci Nazwa miasta, Data np.:
Warszawa, 20.09.2016.
Datę i miejscowość zamieszcza się w górnym prawym rogu (tekst wyrównany do prawej)

Adresat

Tutaj może być różnie. W zależnoci od tego do kogo kierujesz swoją aplikację i jakie informacje posiadasz różnie możesz sformułować treść pola adresata. Elementy jakie możesz podać:

  • Zwrot grzecznościowy + Imię i nazwisko adresata
  • Funkcja i dział tej osoby
  • Nazwa firmy
  • Adres firmy

Treść sekcji adresata zależy od tego co zawiera ogłoszenie i jakie dane firmy, instytucji lub agencji HR posiadasz. Jeśli w ofercie pracy podano imię i nazwisko konkretnej osoby do której musisz wysłać CV wtedy możesz je zamieścić. Podobnie ze stanowiskiem (funkcją) tej osoby i działem w jakim jest zatrudniona. Nie zapomnij o zwrocie grzecznościowym Sz. P przed nazwiskiem. W polu adresata możesz zawrzeć również adres firmy, ale coraz częściej jest to pomijane (często osoba starająca się o pracę nie zna dokładnego adresu firmy). Podsumowaując - jedynym obowiązkowym elementem w polu adresata jest Nazwa firmy. Przykład pola adresata
Sz. P Jan Nowak
Specjalista ds. HR
MegaZone Business Sp. z o. o.
ul. Marszałkowska 342/679
00-412 Warszawa
Zwróć uwagę, że dane adresata powinny być zamieszczone po prawej stronie dokumentu, ale z tekstem wyrównanym do lewej.

Treść listu motywacyjnego

Formuła grzecznościowa

Każdy list motywacyjny powinien rozpocząć się od formuły grzecznościowej Szanowny Panie, Szanowna Pani lub Szanowni Państwo używane w zależnoci od adresata naszej aplikacji. Zwrot powinien zostać wyrównany do lewej strony, po nim - w nowej linii - należy rozpocząć nowy akapit - z właściwą treścią listu.

Treść listu

Bardzo wielu kandydatów nie wie jak napisać list motywacyjny i jak właściwie umotywować swoje zgłoszenie. W pierwszym akapicie będącym swoistym wstępem zamieść informację o źródle z jakiego dowiedziałeś się danej ofercie pracy, podaj również na jakie stanowisko aplikujesz. Bywa, że w ogłoszeniach zawarty jest coś w rodzaju numeru identyfikacyjnego / referencyjnego ogłoszenia - również dodaj to do wstępu. W sytuacji szerokiego naboru na wiele różnych stanowisk może to znacząco ułatwić rekrutującemu przyswojenie i sklasyfikowanie informacji z listu i CV. Taki element personalizacji juz na początku wywołuje wrażenie unikalności listu. W sytuacji w której Twoja apliakcja nie jest odpowiedzią na konkretne ogłoszenie te informacje poprostu pomijasz.

Kolejne 2-3 akapity stanowią już właściwą, najważniejszą część listu motywacyjnego. Masz tutaj duże pole do popisu i wykazania swojej kreatywności. Warto jest zacząć nietypowo niezablonowo, ale jeżeli nie masz pomysłu pokażemy jak zrobić to w sposób zbliżony do wyrobionego standardu.

Najważniejszą zasadą jest to aby ograniczyć do minimum dublowanie informacji zawartych w CV z tymi umieszczonymi w liście motywacyjnym.

Nie powinieneś dopuścic do sytuacji w ktorej LM jest przepisaniem CV, gdzie poprostu zamiast formatu odwróconej chronologicznej listy zastosowano opis. Tego rodzaju powtórki sprawiają wrażenie, że nie masz nic ciekawego do przekazania lub nie wiesz na czym polega list motywacyjny.

Jeśli nie wiesz jak napisać list motywacyjny i nie bardzo masz pojęcie jak się za to zabrać, spróbuj zadać sobie pytania na które powinien dawać odpowiedź - powinien zawierać odpowiedź na pytanie dlaczego wybrałeś tę firmę i to stanowisko pracy oraz dlaczego firma powinna wybrać Ciebie jako swojego nowego pracownika.

Uzasadnienie wyboru firmy często sprawia duży problem. Jeśli nie masz pomysłu jak to uargumentować przeprowadź research na temat danej firmy. Ustal czy i w jakim aspekcie wybija się na rynku, czy pozwala na rozwój, w czym jest dla Ciebie wyjątkowa. Warto odnieść się również do samego stanowiska pracy - co powoduje, że chcesz robić akurat to. Jest to szczególnie ważne gdy jesteś w trakcie lub po zmianie branży / zawodu lub gdy posiadane wykształcenie nie jest powiązane z daną branżą. Bardzo istotna jest wtedy dobra argumentacja. Pracodawca nie wiedząc czemu zmieniłeś branże może czuć się niepewnie, bo Twój obraz jako kandydata stanie sie nie do końca wyraźny. W tej części możesz również wskazać powód dlaczego szukasz pracy, ale uwaga - bez użalania się nad poprzednim pracodawcą.

W kolejnej częci staniesz przed zadaniem najtrudniejszym - przekonania pracodawcy, że jestes najlepszą osobą na to stanowisko. Powinieneś raczej unikać podawania cech, a skupić się raczej na twardych, niepodważalnych faktach. Nie pisz, że jesteś, punktualny obowiązkowy i kreatywny, zamiast tego wskaż na przykład istotne elmenty z zakresu obowiązków jakie wykonywałeś w przeszłosci i w jakich udało Ci się odnieść sukces lub przynajmniej zodbyć duże doświadczenie. Nakreśl w czym czujesz się najbardziej pewnie i jesteś "PRO". Postaraj się wskazać jakie korzyści firma będzie miała jeśli podejmiesz w niej pracę.

Na koniec zostaw 2 linie odstępu i podaj formułę grzecznościową Z poważaniem + imię i nazwisko:
Z poważaniem
Andrzej Kowalski

Formuła powinna znaleźć się po prawej stronie dokumentu, ale z tekstem wyrównanym do lewej. Jeśli CV i list zanosisz do firmy osobiście złóż na dokumencie własnoręczny podpis.

Wygląd i formatowanie tekstu

W wielu poradnikach dostępnych w sieci znajdziesz inormację, że list należy zredagować przy pomocy czcionki X o rozmiarze Y nadać mu konkretne marginesy, interlinie, wcięcia itp. Te same artykuły piszą o wysyłaniu listów i CV faksem - są to dość stare poradniki i powinieneś podchodzć do nich z dużym dystansem. No dobrze, ale jak sformatować list motywacyjny?

Najlepiej, jeśli LM zostanie zredagowany przy pomocy czcionki jakiej użyłeś w CV. Niech curriculum vitae i list motywacyjny stanowią spójną całość nie tylko w aspekcie treści, ale również formy i szeroko rozumianego designu.

Ze względu na to, że w LM mamy zwykle dużo większe bloki tekstu niż w CV warto jest zastosować o 1 punkt większą czcionkę i lekko zwiększyć interlinię (odstęp między kolejnymi liniami tekstu). Oczywiście jest to kwestia indywidualna zależna od szablonu i sam musisz zdecydować się na tą zmianę, jednak z doświadczenia wiem, że tekst często wygląda wtedy lepiej i jest bardziej czytelny. Nie powiększaj lub rozciągaj tekstu tylko po to żeby zajął więcej miejsca, zgodnie z zasadą im więcej tym lepiej. Jeśli Twój LM jest krótki zastanów się co jeszcze dodać, zamiast sztucznego rozciągania. Czasem mniej = lepiej.

Do wykorzystania masz całą stronę A4, w praktyce treść listu zawiera się między 1/2 a 3/4 strony. Całość nie może przekraczać 1 strony A4 - tego rodzaju długie wypracowania nie są do niczego potrzebne.

Współczesna rekrutacja odbywa się w większości przypadków drogą mailową. Dokument CV i LM powinny znajdować się w jednym pliku PDF jako kolejne strony - jest to dla pracodawcy dużo wygodniejsze. Nie wysyłaj dokumentów w formatach innych niż PDF (np. .doc, .docx, .odf itp) ponieważ nie gwarantuje to poprawnego odczytu na komputerze odbiorcy.

Klauzula o ochronie danych osobowych

Większość osób zdaje sobie sprawę, że formuła klauzuli o ochronie danych osobowych jest obowiązkowa w CV. Trzeba jednak zauważyć, że treść klauzuli musi znaleźć się na każdej stronie aplikacji, a więc również na liście motywacyjnym. Jeśli aplikacja składa się z dwóch stron CV i listu motywacyjnego klauzulę zamieść na wszystkich trzech stronach.

Najczęstsze błędy w listach motywacyjnych

  • Tytułowanie dokumentu nagłówkiem List Motywacyjny - nie jest to potrzebne. Dokument nie jest wysyłany odrębnie, zawsze jako dodatek do CV. Wiadomo zatem czym jest. Zamieszczenie nagłówka psuje przyjętą konwencję.
  • Błędy ortograficzne, interpunkcyjne, stylistyczne świadczące o niechlujstwie kandydata
  • Błędy w formatowaniu tekstu (różne kroje czcionek itp) - jw
  • Powtarzanie informacji z CV - Akcentowaliśmy kilkukrotnie, że list jest uzupełnieniem Curriculum Vita w związku z tym powtórzenia powinny być ograniczone jak tylko się da.
  • Ogólnikowość - która jednoznacznie wskazuje na to, że list nie został przygotowany pod to stanowisko tylko jako pewniego rodzaju szablon wysyłany do różnych pracodawców.

Komentarze:

  1. MajaMaja pisze:

    Wow dzięki, super poradnik! Ogólnie z tego co zauważyłam, to coraz więcej ludzi nie do końca zdaje sobie sprawę z tego jak napisać list motywacyjny. Wiele osób po prostu pisze to samo co w CV, a to nie jest do końca celem listu. Pracodawcy też nie chce się pewnie czytać dwa razy tego samego - to tylko strata czasu. Ważne, aby napisać kilka nieszablonowych zdań. Z doświadczenia wiem, że nawet jedno celne zdanie może "sprzedać" kandydata. Tylko jak je sformułować? Trochę mi tego w tekście zabrakło. Wiem, że jest to bardzo mocno subiektywne i może być totalnie różne dla różnych osób. Nie mniej jednak warto byłoby kilka fajnych patentów dodać :-)

  2. NinaNina pisze:

    ja szczerze mówiąc nie rozumiem zupełnie idei pisania listów motywacyjnych. Najważniejsze informacji tak znajduja się w CV, a list to tylko niepotrzebne kompbinowanie i wymyślanie. Nie wiem, może dla 1% stanowisk pracy ma to znaczenie (np jakieś biznesowe managerskie itp),a le tam gdzie potrzeba faktycznych, twardych umiejętności list swojej roli nie spełnia. To oczywiście tylko moje stanowisko i jeśli w ogłoszeniu każą go dodać do ogłoszenia to go piszę, ale nie skupiam się tna tym. wolę popracować nad CV, aby nie zawierało błędów i było bardziej spersonalizowane pod dane ogłoszenie.

    Prośba do prcodawcó - aby przestali wymagać listu motywacyjnego i tak mało kto rozumie jak go napisać poprawnie.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola oznaczone * są wymagane.

TOP